Dikutip dari Tabloid NOVA No. 661/XIII

Bapak Safir yang terhormat,

Saya seorang ibu rumah tangga yang berwirausaha dengan membuka toko kelontong. Suami saya seorang karyawan. Saya sudah 10 tahun buka toko tapi tidak pernah melakukan pembukuan. Baik mengenai persediaan barang atau barang yang dipajang. Kami melayani pembeli secara tradisional. Kasirnya saya sendiri. Yang saya catat hanyalah pendapatan toko hari ini.

Saya merasakan, perkembangan toko ini sangat lambat. Omsetnya sekarang Rp 40 juta dan gaji suami Rp 10 juta. Kebutuhan makan, se-kolah anak, dan gaji pegawai, dan sebagainya, impas dengan gaji suami saya. Tapi saya, kok, sulit sekali menabung. Uang toko dan gaji suami selama ini memang saya satukan, dan sering dipakai belanja kebutuhan toko. Masalahnya, omset dan belanja toko lebih sering samanya. Paling-paling kelebihannya adalah stok barang di gudang. Pertanyaan saya:

1. Apakah sebaiknya pengelolaan uang gaji dan toko dipisahkan?

2. Bagaimana pengelolaan keuangan toko yang baik? Adakah buku untuk itu? Sebab saya ingin mengembangkan toko menjadi mini market dengan manajemen keuangan yang benar.

Terima kasih atas jawabannya.

Ny. E di Kota B

Jawab:

Ny. E yang terhormat,

Persoalan Anda adalah persoalan yang lazim dihadapi oleh para keluarga yang memiliki usaha toko kelontong atau warung.

Berikut ini jawaban saya:

1. Bila Anda ingin memiliki usaha yang besar dan berhasil, maka sudah saatnya Anda memisahkan keuangan pribadi dan keuangan toko. Penyebab banyaknya toko kelontong yang gagal dan bangkrut adalah karena pemiliknya seringkali mencampuradukkan keuangan toko dan keuangan pribadi. Banyak pemilik toko yang mengambil ­ misalnya ­ uang sekolah anak dan uang belanja keluarga dari uang kas toko. Akibatnya, seringkali toko kehabisan uang tunai hanya karena uang kas toko banyak dipakai untuk membayar keperluan-keperluan pribadi. Jadi bisa saja toko kelontong itu untung, tetapi malah merugi hanya karena toko itu banyak membayar pengeluaran-pengeluaran pribadi si pemilik toko.

   Daripada Anda mencampuradukkan antara keuangan toko dan keuangan pribadi, saran saya agar Anda sebaiknya mengambil saja uang dari toko Anda satu kali saja setiap bulan sebagai "honor" untuk diri Anda sendiri (anggap saja gaji Anda sebagai kasir). Terserah berapa jumlahnya karena Anda-lah yang tahu kebutuhan Anda. Tidak apa-apa mengambil honor yang agak banyak, karena toh Anda pemiliknya bukan? Yang penting, cukup sekali sebulan, dengan jumlah yang tetap. Uang itulah yang nantinya Anda gunakan untuk membayar uang sekolah anak Anda, belanja kebutuhan keluarga bulanan, dan lain-lain kepentingan keluarga, termasuk untuk ditabung.

2. Bila Anda ingin mengetahui bagaimana pembukuan yang baik sehingga Anda bisa mengetahui barang mana yang habis atau hilang, cara yang saya sarankan adalah agar Anda secara rutin melakukan perhitungan stok di toko Anda pada setiap awal dan akhir bulan. Selain itu, catat dengan pasti berapa stok yang masuk (misalnya karena Anda membeli barang baru) dan berapa stok yang keluar (karena terjual). Dari situ Anda bisa dengan cepat mengetahui barang mana yang cepat habis dan barang mana yang hilang.

   Mengenai buku penuntun apa yang bisa Anda gunakan, kenapa Anda tidak coba mempelajari dasar-dasar akuntansi yang bisa Anda dapatkan bukunya di toko-toko buku. Ilmu akuntansi bisa membantu Anda menghitung berapa laba-rugi di toko Anda, dan mengajari Anda tentang bagaimana mengetahui stok terakhir di toko Anda. Saya menyarankan agar Anda mengambil buku akuntansi sekolahan seperti buku akuntansi SMU atau SMEA. Buku akuntansi sekolahan seringkali jauh lebih mu-dah dicerna karena yang diajarkan adalah dasar-dasar akuntansi secara sederhana.

   Kalau Anda memang ingin mengembangkan toko menjadi semacam mini market dengan pembukuan yang benar, maka selain memisahkan keuangan pribadi dan keuangan toko serta mempelajari akuntansi, saya juga menyarankan Anda membayar seseorang yang bertugas mencatat transaksi dan menyusun laporan keuangan toko Anda setiap bulan. Dengan demikian, Anda bisa berkonsentrasi penuh pada pengembangan usaha Anda. Untuk menekan biaya, Anda mungkin bisa memakai seorang mahasiswa akuntansi yang belum lulus dari perguruan tinggi.

   Jangan lupa, walaupun Anda membayar seorang mahasiswa untuk mengerjakan akuntansi Anda, saya tetap menyarankan Anda mempelajari ilmu-ilmu akuntansi agar Anda tetap mengetahui benar tidaknya laporan akuntansi yang dikerjakan oleh pegawai Anda tersebut. Orang ini tidak perlu memegang uang kas di toko Anda, tetapi tugasnya cukup hanya mencatat dan menyusun laporan keuangan saja. Hanya dengan cara demikian Anda bisa mengetahui laba rugi dan perkembangan usaha Anda. Karena sebetulnya perkembangan toko Anda tidak dilihat dari jumlah pelanggan yang datang, tetapi dari laporan keuangannya yang dengan mudah bisa disusun kalau Anda mem-pelajari akuntansi atau membayar seorang mahasiswa akuntansi.